Rechnungseingang digitalisieren mit enaio®: Papier, PDF und XRechnung in einem Workflow.
Rechnungen automatisch auslesen, mit Bestellungen abgleichen, per Workflow freigeben und an SAP, DATEV oder Microsoft Dynamics übergeben. Revisionssicher archiviert und bereit für die E-Rechnungspflicht.
- E-Rechnungen, PDFs und Papier in einem einzigen Prozess
- Selbstlernende Erkennung: bei Reservix 80 % der Daten automatisch
- Freigaben per Workflow und App, Skontofristen im Blick
Ihre persönliche Live-Demo zum Rechnungseingang
Sechs kurze Klicks, dann zeigen wir Ihnen Ihren Rechnungsprozess im System.
Wo drückt der Schuh am meisten?Frage 1 von 6
Unternehmen und Organisationen, die auf enaio® setzen
Kennen Sie das aus Ihrer Buchhaltung?
Rechnungen kommen per Post, als PDF und inzwischen als XML. Wer sie von Hand bearbeitet, zahlt doppelt: mit Arbeitszeit und mit verschenktem Skonto.
XRechnung, und nun?
Eine XRechnung ist reiner XML-Code. Ohne passende Software lässt sie sich weder lesen noch prüfen noch richtig archivieren.
Abtippen statt prüfen
Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze: Daten werden von Hand ins ERP übertragen, mit jedem Tippfehler als Risiko.
Rechnungen bleiben liegen
Freigaben hängen in Postfächern oder auf Schreibtischen, bei Urlaub oder Krankheit geht gar nichts mehr.
Skonto verschenkt
Lange Durchlaufzeiten kosten Rabatte, und manchmal kommt die Mahnung vor der Freigabe.
Wo ist die Rechnung?
Bei Rückfragen von Lieferanten oder der Betriebsprüfung beginnt die Suche in Ordnern und Postfächern.
Doppelt bezahlt
Dubletten und Abweichungen zur Bestellung fallen ohne automatischen Abgleich oft zu spät auf.
Papierrechnungen kosten im Schnitt 22 Minuten Bearbeitungszeit, digital sind es nur 5 bis 7 Minuten. (Studie im Auftrag des BMI, Goethe-Universität Frankfurt)
Ab 2027 kommen immer mehr Ihrer Rechnungen als XML
Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit 2025. Ab 2027 müssen Lieferanten mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie auch ausstellen, ab 2028 alle. Damit wächst der Anteil an XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen in Ihrem Postfach schnell. Sie müssen gelesen, geprüft und im Originalformat revisionssicher archiviert werden. Genau dafür ist enaio® gemacht.
Grundlage: Wachstumschancengesetz. Ausgenommen sind u. a. Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Diese Übersicht ersetzt keine steuerliche Beratung.
- 1. Januar 2025Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- 1. Januar 2027Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz
- 1. Januar 2028Ausstellungspflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft
Vom Posteingang bis zur Buchung, in einem System
enaio® erkennt eingehende Rechnungen, ob Papier, PDF oder E-Rechnung, liest die Daten aus und gleicht sie mit Ihren Stammdaten und Bestellungen ab. Workflows leiten jede Rechnung zur richtigen Person, überwachen Fristen und übergeben die geprüften Daten an Ihr ERP- oder FiBu-System. Am Ende liegt alles revisionssicher im Archiv, mit Freigabeprotokoll.
- Digitaler Rechnungseingangskorb mit Status auf einen Blick
- Lieferantenakte mit Bestellungen und Lieferscheinen direkt daneben
- Belege per Klick auch aus SAP oder Dynamics heraus aufrufen
So läuft eine Rechnung durch enaio®:
Empfangen
Post, E-Mail, XRechnung, ZUGFeRD, EDI oder Peppol
Auslesen
OCR und selbstlernende Erkennung, inkl. Positionen
Prüfen
Abgleich mit Bestellung und Stammdaten, Dubletten erkannt
Freigeben
Ein- oder mehrstufig, mit Vertretung und Fristen
Buchen & archivieren
Übergabe ans ERP, GoBD-konform im Originalformat
Was sich mit dem digitalen Rechnungseingang ändert
Was der digitale Rechnungseingang bringt
Echte Zahlen aus Projekten mit enaio® und aus unabhängigen Studien.
Rechnungen werden elektronisch erfasst und per Workflow bearbeitet, standortunabhängig. Projektdauer rund sechs Monate.
Reservix GmbH, TicketingDer papierlastige Rechnungsprozess kostete zuvor 105.000 € jährlich. Eingeführt an vier Standorten in sechs Monaten.
Brückner-Werke KG, LebensmittelindustrieSo lange dauert die Bearbeitung einer Rechnung im Schnitt, bei mehreren tausend Rechnungen pro Monat und SAP-Anbindung.
Mediengruppe Pressedruck, MedienBearbeitungszeit pro Rechnung bei digitaler statt papierbasierter Verarbeitung.
Studie im Auftrag des BMI, Goethe-Universität FrankfurtAlles für einen schnellen, sicheren Rechnungseingang
Standardisiert für einen schnellen Start, anpassbar an Ihre Freigaberegeln und Systeme.
Erfassen & erkennen
Alle Formate, ein Eingang
Papier, PDF, Word, E-Mail, XRechnung (UBL und CII), ZUGFeRD, Factur-X, Fattura PA oder EDIFACT: Alles landet im selben Prozess.
OCR & selbstlernende Erkennung
Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuer, Skonto und komplette Positionstabellen werden erkannt. Die Erkennung lernt im Betrieb dazu.
Verifikation
Was nicht sicher erkannt wurde, etwa eine fehlende USt-ID, landet zur Kontrolle im Verifizierungsdialog, statt unbemerkt durchzurutschen.
Prüfen & freigeben
Rechnungs- & Plausibilitätsprüfung
Automatischer Abgleich mit Kreditorenstamm und Bestellung. Dubletten und Abweichungen werden markiert.
Freigabe-Workflows
Ein-, zwei- oder mehrstufig nach Ihren Regeln: sachliche Prüfung, kaufmännische Prüfung, Zahlungsfreigabe. Mit Rückfrage und Ablehnung.
Fristen, Vertretung & App
Skonto-, Mahn- und Sperrfristen im Blick, Vertretungsregeln und Wiedervorlagen. Freigeben auch unterwegs per enaio® app.
Buchen & integrieren
ERP- & FiBu-Anbindung
Schnittstellen zu SAP, Microsoft Dynamics 365, DATEV, Sage und vielen weiteren Systemen. Die geprüften Daten werden direkt übergeben.
Belege aus dem ERP aufrufen
Per Image Enabling öffnen Sie zu jedem Buchungssatz den passenden Beleg direkt aus Ihrem ERP-System.
Lieferantenakte
Bestellungen, Lieferscheine, Verträge und Korrespondenz zum Lieferanten liegen direkt neben der Rechnung.
Archivieren & auswerten
Revisionssicheres Archiv
Rechnung, Kontierung, Buchungsstempel und Freigabeprotokoll unveränderbar archiviert, E-Rechnungen im Originalformat.
Status & Auswertungen
Bearbeitungsstand jeder Rechnung lückenlos nachverfolgen, Durchlaufzeiten und Engpässe erkennen.
Auch für den Rechnungsausgang
Rechnungen direkt per Outlook versenden und E-Rechnungen bei Bedarf umwandeln, etwa ins XRechnung-Format oder in Fattura PA für Partner im Ausland.
Sehen Sie Ihren Rechnungsprozess in enaio®
In der kostenlosen Live-Demo zeigen wir Ihnen, wie Ihre Rechnungen, egal ob Papier, PDF oder XRechnung, automatisch erfasst, geprüft und freigegeben werden. Unverbindlich und ohne Vorbereitung auf Ihrer Seite.
GoBD-konform archiviert. Prüfungssicher dokumentiert.
enaio® archiviert Ihre Rechnungen unveränderbar und vollständig, E-Rechnungen im Originalformat, und protokolliert jeden Bearbeitungsschritt. So sind Sie für die Betriebsprüfung vorbereitet und erfüllen die Anforderungen an die Aufbewahrung über die gesamte gesetzliche Frist.
Unveränderbar archiviert
Rechnungen und Freigabeprotokolle werden revisionssicher abgelegt und bleiben jederzeit auffindbar.
Originalformat erhalten
Bei E-Rechnungen ist die XML-Datei das Original. enaio® bewahrt sie auf und stellt sie lesbar dar.
Lückenloses Protokoll
Jeder Schritt von Eingang bis Zahlung wird protokolliert und als PDF mit abgelegt.
Rechte & Rollen
Jede Person sieht nur die Rechnungen, die sie bearbeiten oder freigeben darf.
Schneller Datenzugriff
Volltextsuche und Filter für Rückfragen und den Datenzugriff der Betriebsprüfung.
Betrieb nach Wahl
In Ihrem Rechenzentrum oder in der Cloud, passend zu Ihren IT- und Sicherheitsvorgaben.
Den Rechnungsprozess halten wir auf Wunsch gemeinsam in einer Verfahrensdokumentation fest.
Was Kunden über ihren digitalen Rechnungseingang sagen
Stimmen aus Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen.
„Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht eine flexiblere und standortunabhängige Bearbeitung – 80 Prozent der Daten werden automatisch erkannt, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet.“
„Die vorherigen Kosten mit dem papierlastigen Rechnungseingangsprozess betrugen 105.000 Euro jährlich. Unseren Einsparungshochrechnungen zufolge können wir diese Kosten durch die Digitalisierung um 70.000 Euro verringern.“
„Wir sind mit enaio® gleich gut aus den Startlöchern gekommen und haben das Leistungspaket parallel ständig weiterentwickelt.“Rund 220.000 Belege pro Monat laufen bei expert digital
In drei Schritten zum digitalen Rechnungseingang
- 1
Kostenlose Live-Demo
Sie zeigen uns, wie Ihre Rechnungen heute laufen, wir zeigen Ihnen den Weg in enaio®. Auf Wunsch mit Ihren eigenen Beispielrechnungen.
- 2
Prozess & Schnittstelle festlegen
Gemeinsam definieren wir Freigaberegeln, Eingangskanäle und die Anbindung an Ihr ERP- oder FiBu-System.
- 3
Live gehen & ausbauen
Projekte wie bei Reservix oder Brückner-Werke waren in rund sechs Monaten abgeschlossen. Danach ergänzen Sie Verträge, Personalakte & Co. auf derselben Plattform.
Ihr Partner für digitale Rechnungsprozesse in Bielefeld
OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld digitalisiert seit 2006 dokumenten- und prozessbasierte Abläufe mit enaio®, vom Rechnungseingang über die digitale Akte bis zur revisionssicheren Archivierung.
enaio® wird von der OPTIMAL SYSTEMS GmbH in Berlin entwickelt. Die Gruppe besteht seit 1991 und ist seit 2020 Teil der KYOCERA Document Solutions Group. Sie profitieren von einer etablierten Plattform und von persönlicher Betreuung mit kurzen Wegen.
Rechnungseingang digitalisieren & E-Rechnung meistern
Was bei der E-Rechnung wirklich gilt, was eine Software für den Rechnungseingang können muss und wie viel Sie mit der Digitalisierung sparen. Kompakt für Buchhaltung, Controlling und Geschäftsführung.
- E-Rechnungspflicht 2025, 2027 und 2028 auf einen Blick
- Anforderungs-Checkliste und 10 Fragen an Anbieter
- Einsparrechner zum Ausfüllen
- Plus: offizielle Produktinfo zum Rechnungseingang
Antworten auf häufige Fragen
Was ist ein digitaler Rechnungseingang?
Beim digitalen Rechnungseingang werden eingehende Rechnungen elektronisch erfasst, automatisch ausgelesen, per Workflow geprüft und freigegeben, an die Buchhaltung übergeben und revisionssicher archiviert. Papierrechnungen werden dafür gescannt, PDFs und E-Rechnungen direkt verarbeitet.
Was kostet die Live-Demo?
Nichts. Die Demo ist kostenlos und unverbindlich. Sie sehen Ihren Rechnungsprozess in enaio®, stellen Ihre Fragen und erhalten eine ehrliche Einschätzung zu Aufwand und Einsparpotenzial. Auf Wunsch testen Sie anschließend mit eigenen Rechnungen.
Was ist der Unterschied zwischen PDF-Rechnung und E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Rechnung oder eine gescannte Papierrechnung gilt rechtlich nicht als E-Rechnung.
Wer muss ab wann E-Rechnungen empfangen und ausstellen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Im Einzelfall berät Sie Ihre Steuerberatung.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang nicht aus?
Für den reinen Empfang genügt ein Postfach. Eine XRechnung ist aber eine XML-Datei: Sie muss lesbar dargestellt, geprüft, gebucht und im Originalformat aufbewahrt werden. Mit wachsendem Anteil an E-Rechnungen wird das ohne Software schnell aufwendig und fehleranfällig.
Verarbeitet enaio® auch Papier- und PDF-Rechnungen?
Ja. Papierrechnungen werden gescannt, im Stapel mit enaio® capture oder direkt am Arbeitsplatz. Per OCR und selbstlernender Erkennung werden die Daten aus Papier- und PDF-Rechnungen ausgelesen und im selben Workflow verarbeitet wie E-Rechnungen.
Welche ERP- und Buchhaltungssysteme werden unterstützt?
enaio® arbeitet mit führenden ERP- und FiBu-Systemen zusammen, etwa SAP, Microsoft Dynamics 365 (Business Central und F&O), DATEV und Sage. Weitere Systeme lassen sich über Standardschnittstellen und die REST-API anbinden. Belege können zudem direkt aus dem ERP aufgerufen werden.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen sind Buchungsbelege. Für sie gilt seit 2025 in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, zuvor waren es zehn. E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. enaio® archiviert revisionssicher über die gesamte Frist. Die für Sie geltende Frist bestätigt Ihre Steuerberatung.
Können wir auch unseren Rechnungsausgang umstellen?
enaio® unterstützt auch den Rechnungsausgang: Rechnungen lassen sich zum Beispiel direkt über Outlook versenden, und mit enaio® classify-pro-SaaS-convert wandeln Sie E-Rechnungen in andere Formate um, etwa ins XRechnung-Format (UBL) oder für Partner im Ausland in Fattura PA. Welche Lösung für Ihren Rechnungsausgang am besten passt, klären wir gern in der Demo.
Wie schnell können wir starten?
Das hängt von Rechnungsvolumen, Freigaberegeln und Schnittstellen ab. Projekte wie bei Reservix oder Brückner-Werke waren in rund sechs Monaten abgeschlossen, kleinere Szenarien gehen deutlich schneller. In der Demo erhalten Sie eine realistische Einschätzung.
Bereit für einen Rechnungseingang ohne Abtippen und Suchen?
Erleben Sie enaio® in einer persönlichen Live-Demo. Gemeinsam schauen wir auf Ihre Rechnungen und Systeme und zeigen, wie Erfassung, Prüfung, Freigabe und Archivierung automatisch zusammenspielen.
- Kostenlos und unverbindlich
- Zugeschnitten auf Ihr ERP und Ihre Freigaberegeln
- Persönlicher Ansprechpartner aus Bielefeld
Ihre persönliche Live-Demo zum Rechnungseingang
Sechs kurze Klicks, dann zeigen wir Ihnen Ihren Rechnungsprozess im System.
Wo drückt der Schuh am meisten?Frage 1 von 6