Dokumentenmanagement mit enaio®: Finden statt suchen.
Rechnungen, Verträge, Personalakten und E-Mails zentral an einem Ort: per Volltext in Sekunden gefunden, mit automatisierten Freigaben und revisionssicherer Archivierung nach GoBD.
- Alle Dokumente zentral, durchsuchbar per Volltext
- Automatische Workflows für Freigaben und Fristen
- Verbunden mit Outlook, DATEV, SAP und Microsoft Dynamics
Ihre persönliche DMS-Live-Demo
Sechs kurze Klicks, dann zeigen wir Ihnen enaio® anhand Ihrer eigenen Abläufe.
Was möchten Sie zuerst digitalisieren?Frage 1 von 6
Unternehmen und Organisationen, die auf enaio® setzen
Kennen Sie das?
Papierakten, verstreute Dateien, volle Postfächer: In vielen Unternehmen steckt wertvolles Wissen an zu vielen Stellen fest.
Ständiges Suchen
Wo liegt der aktuelle Vertrag? Dokumente sind über Ordner, Laufwerke und Postfächer verteilt.
Freigaben per E-Mail
Rechnungen und Anträge bleiben in Postfächern liegen, Fristen und Skonto verstreichen.
Volle Aktenschränke
Papier kostet Platz, Zeit und Geld und ist im Homeoffice nicht greifbar.
Welche Version gilt?
Dokumente existieren in mehreren Fassungen, niemand weiß sicher, welche aktuell ist.
Unsicherheit bei Prüfungen
Aufbewahrungsfristen und GoBD-Vorgaben werden von Hand überwacht.
Die E-Rechnung kommt
Ab 2027 müssen viele Unternehmen E-Rechnungen ausstellen und alle sie korrekt archivieren.
Ein DMS ist mehr als eine digitale Ablage: Es verändert, wie Ihr Unternehmen arbeitet.
Ein zentrales System für alle Dokumente
Mit enaio® legen Sie alle geschäftsrelevanten Dokumente zentral ab, ob digitale Dateien, E-Mails oder gescannte Papierunterlagen. Sie finden sie per Volltextsuche in Sekunden wieder und steuern Freigaben über automatisierte Workflows. Aus verteilten Ablagen wird eine digitale Akte je Kunde, Projekt, Lieferant oder Mitarbeitendem.
- Digitale Akten statt verschachtelter Ordnerstrukturen
- Ablage direkt aus Outlook, Word und Excel
- Schnittstellen zu SAP, DATEV, Microsoft Dynamics und vielen weiteren Systemen
Vom Eingang bis zum Archiv, in einem System:
Erfassen
Scannen, E-Mail oder Upload, automatisch erkannt
Ablegen
In der richtigen digitalen Akte, mit Metadaten
Finden
Volltextsuche über alle Dokumente, auch Scans
Bearbeiten & freigeben
Workflows mit Fristen und Vertretung
Archivieren
Revisionssicher nach GoBD, mit Löschfristen
Ein DMS für das ganze Unternehmen
Starten Sie dort, wo der Schuh am meisten drückt, und erweitern Sie Schritt für Schritt auf derselben Plattform.
Finanzen & Einkauf
Rechnungseingang
Rechnungen in allen gängigen Formaten wie PDF, XRechnung oder ZUGFeRD automatisch erfassen, prüfen, ein- oder mehrstufig freigeben und an die Buchhaltung übergeben.
Digitales Belegarchiv
Buchhaltungsbelege revisionssicher archivieren, Aufbewahrungsfristen automatisch einhalten und bei der Betriebsprüfung alles in Sekunden finden.
Bestellungen & Lieferscheine
Bestellungen, Lieferscheine und Lieferantenakten direkt im System, für eine schnelle Prüfung jeder Rechnung.
Personal & Verwaltung
Digitale Personalakte
Bewerbungen, Verträge, Bescheinigungen und Korrespondenz in einer geschützten Akte, mit feingranularen Rechten für HR und Führungskräfte.
Vertragsmanagement
Alle Verträge zentral, Laufzeiten und Kündigungsfristen im Blick dank Wiedervorlage, auf Wunsch mit digitaler Signatur.
Posteingang
Eingehende Post scannen, automatisch klassifizieren und der richtigen Akte und Person zuordnen.
Vertrieb, Service & Projekte
Geschäftspartnerakte
Alle Dokumente, E-Mails und Notizen zu Kunden, Lieferanten und Partnern auf einen Blick, für schnelle Auskunft am Telefon.
Kunden- & Projektakten
Angebote, Pläne, Korrespondenz und ältere Versionen gebündelt. Vertretungen steigen ohne lange Einarbeitung ein.
Zusammenarbeit mit Externen
Dokumente mit Partnern in geteilten Projekträumen austauschen, mit Versionierung und Protokollierung.
Arbeiten wie gewohnt
Outlook- & Office-Integration
E-Mails und Dateien mit einem Klick aus Outlook, Word oder Excel in die richtige Akte ablegen, ohne das Programm zu wechseln.
Volltextsuche & Filter
Index- und Volltextsuche über alle Dokumente, auch gescannte. Filter nach Datum, Typ, Autor oder Kategorie.
Mobil & im Browser
Per Webclient oder App von Laptop, Tablet oder Smartphone arbeiten, zum Beispiel Rechnungen unterwegs freigeben.
Was ein DMS in Zahlen bringt
Echte Ergebnisse aus Projekten mit enaio®, veröffentlicht in Anwenderberichten der OPTIMAL SYSTEMS Gruppe.
Digitaler Rechnungseingang an vier Standorten, in sechs Monaten eingeführt. Die Investition amortisiert sich in rund zwei Jahren.
Brückner-Werke KG, LebensmittelindustrieRund 220.000 Belege pro Monat laufen digital, für eine Einkaufskooperation mit über 400 Standorten.
expert SE, HandelMieterakten, Rechnungseingang und Baupläne zentral verwaltet, angebunden an Outlook und SAP.
degewo AG, WohnungswirtschaftSo viel lässt sich je nach Bereich durch ein DMS bei den Prozesskosten einsparen.
Erfahrungswert der OPTIMAL SYSTEMS GruppeSehen Sie enaio® mit Ihren eigenen Abläufen
In der kostenlosen Live-Demo zeigen wir Ihnen, wie Ihre Rechnungen, Verträge oder Akten in enaio® aussehen. Unverbindlich und ohne Vorbereitung auf Ihrer Seite.
Ab 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung für viele Unternehmen Pflicht
Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit 2025. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz sie auch ausstellen, ab 2028 alle. E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD müssen revisionssicher im Originalformat aufbewahrt werden. Genau dafür ist ein DMS gemacht.
Grundlage: Wachstumschancengesetz. Diese Übersicht ersetzt keine steuerliche Beratung.
- 1. Januar 2025Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- 1. Januar 2027Ausstellungspflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz
- 1. Januar 2028Ausstellungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Geschäft
Revisionssicher archiviert. Datenschutz inklusive.
enaio® archiviert Ihre Dokumente unveränderbar nach den Vorgaben der GoBD, berücksichtigt Aufbewahrungsfristen und unterstützt automatisierte Löschkonzepte nach DSGVO. Entwickelt in Deutschland, betrieben dort, wo es zu Ihrer IT passt.
Rechte & Rollen
Sie legen fest, wer welche Akte sehen, lesen oder bearbeiten darf, bis auf Dokumentebene.
Lückenlose Protokollierung
Jeder Vorgang wird in der Historie vermerkt: wer, was, wann.
Versionierung
Alle Bearbeitungsstände bleiben erhalten und lassen sich jederzeit vergleichen und wiederherstellen.
Fristen & Löschkonzepte
Aufbewahrungsfristen automatisch einhalten, Dokumente nach Ablauf gezielt löschen.
Elektronische Signatur
Herkunft und Echtheit von Dokumenten digital bestätigen, direkt im System.
Betrieb nach Wahl
In Ihrem Rechenzentrum, in der Cloud oder hybrid, passend zu Ihren Sicherheitsanforderungen.
Das Sicherheits- und Betriebskonzept stimmen wir gemeinsam auf Ihre IT-Strategie ab.
Fragen Sie Ihre Dokumente einfach direkt
Mit dem KI-Assistenten lumee® stellen Sie Fragen in natürlicher Sprache und erhalten Antworten mit Quellenverweis, direkt aus Ihren Dokumenten. Die KI nutzt ausschließlich Ihre unternehmenseigenen Daten und respektiert bestehende Berechtigungen.
Betrieb on premise oder in der Cloud, mit mehreren Sprachmodellen nutzbar.
Fragen & Antworten
Antworten in natürlicher Sprache, immer mit Verweis auf das Quelldokument.
Automatisch erschließen
Dokumente klassifizieren, verschlagworten und Metadaten erkennen lassen.
Zusammenfassen
Die wichtigsten Inhalte langer Verträge und Berichte schneller erfassen.
Was Kunden über enaio® sagen
Stimmen aus Handel, Industrie und Life Sciences.
„Die vorherigen Kosten mit dem papierlastigen Rechnungseingangsprozess betrugen 105.000 Euro jährlich. Unseren Einsparungshochrechnungen zufolge können wir diese Kosten durch die Digitalisierung um 70.000 Euro verringern.“
„Wir sind mit enaio® gleich gut aus den Startlöchern gekommen und haben das Leistungspaket parallel ständig weiterentwickelt.“
„Mit enaio® haben wir unser Altsystem abgelöst – Dank enaio® sind wir weg von einer Insellösung und haben einen Plattform ähnlichen Einsatz der uns deutlich schneller und effizienter im Tagesgeschäft unterstützt.“
„Mit enaio® eDMS haben wir eine zentrale Wissensplattform geschaffen, die alle relevanten Dokumente bündelt und Informationen schnell auffindbar macht.“
„enaio® als unternehmensweite Lösung, ist bereits in China, Deutschland und der Schweiz erfolgreich installiert. […] In jeder Phase des Projektes wurden wir von kompetenten Ansprechpartnern und einer stets angenehmen Kommunikation begleitet. Die praxisnahen Schulungen sorgen für eine hohe Userakzeptanz.“
„Mit enaio® können wir all unsere technischen Anforderungen und Ideen nicht nur problemlos abbilden, sondern auch effizient und flexibel umsetzen.“
In drei Schritten zu Ihrem DMS
- 1
Kostenlose Live-Demo
Sie zeigen uns, wo es hakt, wir zeigen Ihnen, wie das in enaio® aussieht. Online und unverbindlich.
- 2
Dort starten, wo es am meisten bringt
Viele Kunden beginnen mit Rechnungseingang oder Archiv. Brückner-Werke hatte den digitalen Rechnungsprozess so in sechs Monaten an allen Standorten eingeführt.
- 3
Schritt für Schritt ausbauen
Personalakte, Verträge, Kundenakten: Weitere Bereiche ergänzen Sie auf derselben Plattform. expert hat so vom Pilotbetrieb aus Zug um Zug weitere Standorte angebunden.
Ihr Partner für Dokumentenmanagement in Bielefeld
OPTIMAL SYSTEMS Bielefeld digitalisiert seit 2006 dokumenten- und prozessbasierte Abläufe mit enaio®, von der digitalen Akte über automatisierte Freigaben bis zur revisionssicheren Archivierung.
enaio® wird von der OPTIMAL SYSTEMS GmbH in Berlin entwickelt. Die Gruppe besteht seit 1991 und ist seit 2020 Teil der KYOCERA Document Solutions Group. Sie profitieren von einer etablierten Plattform und von persönlicher Betreuung mit kurzen Wegen.
DMS-Checkliste: Das passende Dokumentenmanagement finden
Alle Anforderungen an ein DMS auf einen Blick, die wichtigsten Fragen an Anbieter und der Fahrplan zur E-Rechnungspflicht. Ideal für Ihre interne Abstimmung.
- Anforderungs-Checkliste zum Abhaken
- 10 Fragen, die Sie jedem DMS-Anbieter stellen sollten
- Fahrplan zur E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028
- Bonus: Whitepaper „Das A–Z des Dokumentenmanagements“ (18 Seiten)
Antworten auf häufige Fragen
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein DMS ist eine Software, mit der Sie Dokumente, E-Mails und Dateien zentral erfassen, ablegen, finden, bearbeiten und revisionssicher archivieren. Statt verteilter Ordner nutzen alle berechtigten Mitarbeitenden eine Plattform. Workflows automatisieren Freigaben, Versionierung und Protokollierung sorgen für Nachvollziehbarkeit.
Was kostet die Live-Demo?
Nichts. Die Demo ist kostenlos und unverbindlich. Sie sehen enaio® anhand Ihrer eigenen Abläufe, stellen Ihre Fragen und erhalten eine Einschätzung, wie Sie am sinnvollsten starten.
Für welche Unternehmen lohnt sich ein DMS?
Grundsätzlich für jedes Unternehmen, das viele Dokumente verarbeitet. Besonders profitieren Unternehmen mit mehreren Standorten, mobilen Mitarbeitenden oder Homeoffice, mit Pflicht zur revisionssicheren Archivierung oder mit vielen Systemen, die verbunden werden sollen. Unsere Kunden kommen aus dem Mittelstand und aus Großunternehmen.
Wir nutzen SharePoint oder Teams. Brauchen wir trotzdem ein DMS?
SharePoint und enaio® lassen sich kombinieren. enaio® ergänzt revisionssichere Archivierung, Versionierung und prozessgesteuerte Workflows. Über eine Synchronisation arbeiten Sie weiter in der gewohnten Umgebung und haben in beiden Systemen den aktuellen Stand.
Ist die Archivierung revisionssicher und GoBD-konform?
enaio® archiviert Dokumente unveränderbar nach den Vorgaben der GoBD, protokolliert alle Vorgänge und hält Aufbewahrungsfristen automatisch ein. Nach Ablauf der Fristen lassen sich Dokumente gezielt löschen, was auch die DSGVO unterstützt.
Kann das DMS auch Papierdokumente verarbeiten?
Ja. Papierunterlagen scannen Sie mit einem zentralen Scanner oder einem Büroscanner ein. Per Texterkennung (OCR) werden auch gescannte Dokumente über die Volltextsuche auffindbar und automatisch der richtigen Akte zugeordnet.
Welche Systeme lassen sich anbinden?
enaio® arbeitet mit Microsoft Outlook, Word, Excel und SharePoint zusammen und bietet Schnittstellen zu ERP- und Finanzbuchhaltungssystemen wie SAP, DATEV und Microsoft Dynamics sowie zu CRM-Systemen wie Salesforce. Weitere Systeme lassen sich über die REST-Schnittstelle anbinden.
Läuft das DMS in der Cloud oder bei uns?
Beides ist möglich: in Ihrer eigenen Infrastruktur, in der Cloud oder hybrid. Für die Langzeitarchivierung gibt es zusätzlich ein SaaS-basiertes Archiv. Wir stimmen den Betrieb auf Ihre IT- und Compliance-Anforderungen ab.
Wie schnell können wir starten?
Das hängt vom Umfang ab. Vorkonfigurierte Best-Practice-Lösungen verkürzen die Einführung deutlich: Einzelne Lösungen wurden bei Kunden im Standard innerhalb von 14 Tagen umgesetzt. In der Demo geben wir Ihnen eine realistische Einschätzung für Ihr Vorhaben.
Hilft ein DMS bei der E-Rechnung?
Ja. enaio® verarbeitet E-Rechnungen in Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD, steuert Prüfung und Freigabe per Workflow, übergibt die Daten an Ihre Buchhaltung und archiviert die Rechnungen revisionssicher.
Bereit, Suchzeiten und Papier hinter sich zu lassen?
Erleben Sie enaio® in einer persönlichen Live-Demo. Gemeinsam schauen wir auf Ihre Abläufe und zeigen, wie Sie Dokumente zentral ablegen, schneller finden und Prozesse automatisieren.
- Kostenlos und unverbindlich
- Zugeschnitten auf Ihre Abläufe und Systeme
- Persönlicher Ansprechpartner aus Bielefeld
Ihre persönliche DMS-Live-Demo
Sechs kurze Klicks, dann zeigen wir Ihnen enaio® anhand Ihrer eigenen Abläufe.
Was möchten Sie zuerst digitalisieren?Frage 1 von 6